منظور از پلمپ دفاتر ، دفاتر قانونی است که سازمان امور مالیاتی برای صاحبان مشاغل اقتصادی اعم از حقیقی و حقوقی تهیه و در ابتدای سال مالی هر کدام از این اشخاص باید نسبت به دریافت و تکمیل آن بر اساس استاندارد ها و قوانین و مقررات مربوطه اقدام نمایند . این دفاتر برای ثبت کلیه هزینه ها اعم از خرید و فروش می باشد و تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی موظف می باشند پس از تشکیل پرونده مالیاتی و با ارائه اساسنامه شرکت که در آن سال مالی تعیین شده است دفاتر پلمپ خود را دریافت و تمامی ریز هزینه ها و درآمد ها خود را بصورت روزانه ، هفتگی ، ماهیانه و سالیانه در آن ثبت و در موعد تعیین شده برای محاسبه مالیات به اداره دارایی تحویل دهند .
این دفاتر به سه دسته روزانه ، مشاغل و کل تقسیم بندی می شوند . تمامی صفحات این دفاتر دارای شماره ای می باشد که بصورت مسلسل و دنباله دار بوده و ترتیب خاصی را دنبال می کنند .همچنین به منظور ردیابی و عدم از بین رفتن توالی آنها سازمان امور مالیاتی ترتیبی داده که بوسیله نواری این صفحات به همدیگر متصل شده و با مهر امور مالیاتی پلمپ شده است تا امکان کندن و از بین بردن هیچ کدام از صفحات نباشد و دلیل نام گذاری دفاتر پلمپ مالیاتی نیز همین می باشد .
دفاتری که تمامی معاملات اعم از خرید و فروش به ترتیب وقوع در آن ثبت و نگهداری می شوند به دفاتر مشاغل معروف می باشند. این دفاتر هر چند جزء طبقه بندی دفاتر پلمپ محسوب می شوند ولی پلمپ نمی شوند . این دفاتر بوسیله خطوط ترسیم شده در آن فضاهایی را برای درج تاریخ ، شرح معامله ، قیمت ، درآمد و … را دارا می باشند و اشتباه و خط خوردگی در آن چندان اهمیت ندارد هر چند باید خوانا و قابل استناد باشند .
دفاتری که بر حسب کد گذاری حساب ها و یا سرفصل بصورت روزانه و در پایان هر روز کاری کلیه ریز هزینه های خرید و فروش ، سود و زیان و … در آنها نوشته می شود را دفاتر روزنامه می نامند .این دفاتر پلمپ شده و باید در هنگام درج اطلاعات به خوبی دقت شود تا خط خوردگی ، غلط گیری و خط و خش و کثیفی در آن به جا گذاشته نشود . پس از پایان هر ماه اطلاعات این دفاتر به دقت به دفاتر کل انتقال داده می شود .
اطلاعات دفاتر روزنامه در پایان هر هفته و یا هر ماه به دقت وارد دفاتر کل می شود . دفاتر کل در واقع مرجع اصلی کلیه حساب ها و سود و زیان و خرید و فروش اشخاص حقیقی و حقوقی محسوب شده و به همراه دفاتر روزنامه و اظهار نامه ثبت در پایان سال مالی به اداره دارایی تحویل داده می شود تا کارشناسان این اداره نسبت به بررسی و تعیین وضعیت مالیاتی آنها اقدامات لازم را مبذول دارند .
زمان دریافت دفاتر پلمپ مالیاتی بر اساس اساسنامه هر شرکت و زمان تعیین شده برای سال مالی می باشد . زمان توزیع این دفاتر همیشه قبل از شروع سال جدید می باشد و تمامی شرکت ها باید تا قبل از شروع سال جدید نسبت به درخواست و تهیه این دفاتر اقدام نموده و دفاتر خود را دریافت نمایند . تهیه و تکمیل این دفاتر برای کلیه صاحبین مشاغل امری ضروری بوده و باید پس از تهیه مطابق با دستورالعمل های اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی این دفاتر تکمیل شوند . اهمیت تکمیل این دفاتر تا جایی است که حتی شرکت های غیر فعال نیز باید این دفاتر را تهیه و بدون پر کردن هر کدام از صفحه ها در سال مالی تعیین شده دفاتر خود را تحویل دهند . حال در صورتیکه دفاتر شرکت ها به موقع تحویل داده نشود مالیات انها علی الراس منظور خواهد شد.
درج اطلاعات خلاف واقع و تلاش برای تحریف اطلاعات طبق قانون تجارت و مالیاتی کشور تخلف محسوب شده و در صورت محرز شدن چنانچه فرد عضو اتاق بازرگانی باشد عضویت وی تعلیق و جرائم نقدی و غیر نقدی زیادی برای این افراد در پی خواهد داشت و حتی در مواقعی می تواند تا 2 سال حبس برای صاحبان شرکت ها و مشاغل در پی داشته باشد.
جهت گرفتن پلمپ دفاتر این مدارک باید ارائه شود:
- کپی شناسنامه و کارت ملی مدیرعامل + مهر شرکت
- آگهی تأسیس شرکت در صورت تغییرات در نام یا محل شرکت، روزنامه آخرین تغییرات