هر ساله و در زمان تحویل دفاتر پلمپ مالیاتی به اداره دارایی این نگرانی برای فعالان اقتصادی وجود دارد که مبادا دفاتر آنها مورد قبول این اداره قرار نگیرد و یا به دلایل مختلفی دفاتر انها رد شود. اگر این اتفاق بیافتد مالیات بصورت برآوردی حساب خواهد شد. یعنی با استناد به برخی از مدارک اداره دارایی اقدام به تعیین مالیات برای اشخاص می کند که ممکن است به ضرر آنها بوده و خلاف واقع باشد و اعتراض های انها را در پی داشته باشد.
اگر دفاتر پلمپ مالیاتی هر کدام از شرایط زیر را داشته باشند مورد قبول واقع نمی شوند :
- خارج شدن دفاتر از پلمپ و یا پاره و مفقود شدن یک تا چند برگ
- عدم ثبت فعالیت های محرز شده در دفاتر
- ثبت فعالیت یا قسمتی از آن بین سطور دفاتر
- اگر برای نوشتار دفاتر از قلم هایی استفاده شود که به راحتی قابل پاک کردن باشد .
- اگر نشانی از تراشیدن و یا خراش دادن صفحات و یا سطوح دفاتر دیده شود .
- ثبت نکردن عملیات های مربوط به شعبات در دفاتر مرکزی
- داشتن جای خالی و یا سفید غیر معقول و غیر واقعی بین سطوح
- استفاده از دفاتر پلمپ سال های قبل
حال اگر بنا به دلایلی و اتفاقی موضوعی اشتباها در دفاتر درج شد برای جلوگیری از سوء تفاهم و برداشت اشتباه نباید آن را خط زد ، صفحه را پاره و یا مخدوش کرد. تنها باید با خودکار قرمز یک خط بر روی نوشته کشید و با همان خودکاری که متن نوشته شده متن اصلاح شده آورده شود. البته فقط باید یک خط صاف بر روی نوشته کشیده شود و آن هم نباید زیاد تکرار شده باشد.