به منظور ثبت شرکت و موسسات غیر تجاری در هر کشوری نهاد و یا ارگانی وظیفه این مهم را بر عهده دارد . این نهاد با تبعیت از قواینن آن کشور دستورالعمل ها و قوانین ثبت انواع شرکت های مجاز را تعیین و مطابق با قانون تجاری آن کشور اقدام به ثبت شرکت می نماید .
در ایران وظیفه ثبت شرکت را اداره ثبت شرکت ها بر عهده دارد . قوانین جاری برای ثبت شرکت در ایران برگرفته شده از قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران می باشد که این اداره مطابق با دستورالعمل ها و آئین نامه هایی موارد قانونی و الحاقات مربوطه را بصورت روشن تر و شفاف تر بریا علاقمندان به ثبت شرکت توضیح داده است .
اداه ثبت شرکت ها بطور مستقیم زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک ایران و بعدا قوه قضاییه فعالیت نموده و هر شرکتی که در این اداره موراد ثبتی خود را سپری نماید بصورت قانونی شناخته شده و دارای حق و حقوقی یک شرکت معتبر می باشد .
مرکز اصلی اداره ثبت شرکت ها در تهران واقع شده است و به دلیل ترافیک کاری بالا و همچنین به منظور سهولت دسترسی و کار علاقمندان به ثبت شرکت این روزه ها این اداره در تمامی استان ها و شهر های بزرگ ایران شعباتی را دایر نموده و در این شعبات نفراتی را منظور کرده که کار ثبت شرکت را در محل و درست همانند مرکز اصلی انجام می دهند و تفاوتی در بین شرکت هایی که در تهران به ثبت می رسند و یا در شهرستان ها و شهر های دیگر به ثبت می رسند وجود نخواهد داشت و همه دارای امتیازات و اعتبار مشخص و یکسانی هستند . تنها عامل امتیاز ده به شرکت ها و موسسات مختلف میزان سرمایه ، تخصص و البته نفرات موسس این شرکت ها می باشند و نه مرکز ثبت شرکت .
همه انواع شرکت های نام برده شده در قانون تجارت یعنی شرکت های سهامی ( خاص و عام ) ، شرکت های با مسئولیت محدود ، شرکت های تضامنی ، شرکت های مختلط سهامی ، شرکت های مختلط غیر سهامی ، شرکت های نسبی و شرکت های تعاونی به همراه موسسات غیر تجاری در این اداره به ثبت می رسند .
این اداره همچنین برای ثبت نمایندگی های داخلی و خارجی و یا شعب شرکت های مختلف داخلی و خارجی اقدام می نماید .
از دیگر فعالیت های اداره ثبت شرکت ها می توان به فعالیت ثبت تغییرات شرکت های مختلف اشاره نمود . هر یک از شرکت های تجاری و یا موسسات غیر تجاری به منظور لحاظ نمودن تغییراتی در شرکت و موسسه خود باید قبلا این موضوع را در مراجع عمومی فوق العاده خود به تایید رسانده و سپس در این اداره به منظور قانونی شدن و اعتبار بخشی به ثبت برسانند . این تغییرات که باید در اداره ثبت شرکت ها به ثبت برسند عبارتند از :
-
تغییرات در سهامدارن شرکت های سهامی خاص و یا شرکا در شرکت های اشخاص
-
افزایش سرمایه شرکت
-
کاهش سرمایه شرکت
-
تغییر مدیران شرکت
-
تغییر بازرسین شرکت
-
تغییر نفرات دارای امضاء مجاز
-
تغییر ادرس شرکت
-
ایجاد شعبه و یا نمایندگی
-
نقل و انتقال سهام
-
تغییر موضوع
-
تغییر محل شرکت
-
انحلال شرکت
-
انتخاب یا تغییر اعضاء هیئت مدیره
هر یک از شرکت هایی که در این اداره به ثبت نرسند و یا اینکه هر گونه تغییراتی که در این اداره منظور نشوند از درجه اعتبار ساقط بوده و وجهه قانونی ندارد .
اداره ثبت شرکت ها به منظور تسهیل فرآیند ثبت شرکت ها اقدام به تهیه انواع چهارچوب های مختلف مستندات ثبتی شرکت اعم از فرم ها ی مختلف ، اظهارنامه ، شرکتنامه ، اساسنامه و … نموده که باید مطابق با این چهارچوب و با استفاده از مفاد قانونی این مستندات تکمیل و به تایید همه شرکا و موسسین برسد تا به عنوان سند رسمی شرکت به ثبت برسد .
برای ثبت هر یک از مستندات و نهایتا درج نام و مشخصات شرکت در روزنامه رسمی و یک روزنامه کثیر الانتشار باید در هر مرحله هزینه های مربوطه پرداخت شود . هزینه هایی مانند هزینه تمبر ، هزینه ثبت ، هزینه چاپ و … جزئ این هزینه ها می شوند که بر عهده متقاضی بوده و باید در هر مرحله و در زمان خودشت به این اداره پرداخت شود .
اداره ثبت شرکت ها وظیفه ثبت و تاسی شرکت ها را بر عهده دارد و هرگونه تغییراتی که در این شرکت ها به ثبت می رسد . لذا مطابق با درخواست و بند هایی که شما مستندات خود را تکمیل می نمایید شرکت شما در قالب مورد نظرتان به ثبت خواهد رسید و نمی توان این اداره را در خصوص مشکلات حقوقی و قانونی و یا اشتباهات ثبتی مربوط به خودتان مقصر بدانید. به همین دلیل تاکید خود اداره ثبت شرکت ها به استفاده از مشارو و وکیل حقوقی برای ثبت شرکت می باشد .
پس از پایان فرآیند ثبت شرکت در این اداره شماره ای به متقاضی داده می شود به عنوان شماره ثبت شرکت و به دنبال آن شناسه ملی شرکت نیز به او تحویل داده می شود . این شناسه ملی و شماره ثبت برای استعلام ثبت شرکت در هر مرحله و سپس به منظور انجام هر گونه تغییرات و اقداماتی برای شرکت بسیار حائز اهمیت می باشد و باید به خوبی محفوظ و به خاطر سپرده شود . از این شماره برای استعلام شخصیت شرکت نیز توسط مشتریان ایتفاده می شود و بایدد در تمامی اسناد و مدارک حقوقی شرکت این شماره منظور شود .